Hysbysiad Preifatrwydd
Bydd y wybodaeth a ddarperir o fewn y system gwirio cyflogaeth yn cael ei gweinyddu a'i phrosesu gan y Corff Cofrestredig ac Ymbarél, Cyngor Gwynedd.
Hysbysiad Preifatrwydd Gwiriad Preifatrwydd Cyngor Gwynedd
Pwy ydyn ni?
Mae Cyngor Gwynedd (CG) yn ymgymryd â gwiriadau GDG ar ran Awdurdodau Lleol a Sefydliadau Sector Preifat. Drwy ddefnyddio’r system Gwirio Cyflogaeth, caiff Cyngor Gwynedd a’ch sefydliad eu rheoleiddio o dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel ac ond yn cael ei defnyddio at y diben y bwriadwyd.
Y system
System ar-lein yw Gwiriad Cyflogaeth ar gyfer y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG) a Datgeliadau Sylfaenol, a ddarperir gan Cantium Business Solutions. Mae Cantium Business Solutions yn casglu, yn defnyddio ac yn gyfrifol am wybodaeth bersonol benodol amdanoch chi. Pan maent yn gwneud hynny, maent wedi’u rheoleiddio dan Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU ac maent yn gyfrifol fel ‘rheolwr’ yr wybodaeth bersonol honno at ddibenion y cyfreithiau hynny.
Gwybodaeth am yr wybodaeth rydym yn ei chasglu ac yn ei chadw
Mae’r tabl isod yn crynhoi’r wybodaeth rydym yn ei gasglu ac yn ei chadw ar gyfer y gwasanaeth, sut a pham rydym yn gwneud hynny, sut rydym yn ei defnyddio ac â phwy y gall gael ei rhannu.
Rydym yn ceisio sicrhau bod y ffordd rydym yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth yn gymesur bob tro. Byddwn yn eich hysbysu am unrhyw newidiadau i wybodaeth rydym yn ei chasglu eu at y dibenion yr ydym yn ei chasglu ac yn ei phrosesu.
|
Gwybodaeth rydym yn ei chasglu |
Sut rydym yn casglu’r wybodaeth |
Pam ein bod yn casglu’r wybodaeth |
Sut rydym yn defnyddio ac yn rhannu’r wybodaeth |
|
Eich data hunaniaeth, gan gynnwys enw(au), dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, cenedligrwydd, hanes eich cyfeiriad a lleoliad eich genedigaeth |
Gennych chi |
I gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol I wireddu’r contract cyflogaeth Diddordeb cyfreithlon: i wirio’ch hunaniaeth
|
I gydymffurfio â gofynion ceisiadau’r GDG/Sylfaenol er mwyn cyflwyno’ch cais i GDG I alluogi dilysrwydd eich hunaniaeth fel rhan o’ch cais I gwblhau gwiriadau rhestrau gwahardd pan fo angen Rhannu’r wybodaeth â’r GDG, yr heddlu ac awdurdodau rheoleiddiol eraill fel y bo’n ofynnol Rhannu gwybodaeth ag Experian ar gyfer dilysu dogfennau adnabod allanol os oes angen (lle nad ydych yn gallu darparu tystiolaeth ddigonol i fodloni gofynion y GDG |
|
Eich manylion cyswllt gan gynnwys cyfeiriad e-bost, rhif(au) ffôn a chyfeiriad post |
Gennych chi |
I wireddu’r contract cyflogaeth Diddordeb cyfreithlon: i ddatblygu eich cais a rhoi gwybod i chi am gynnydd a chanlyniadau |
I’n galluogi i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi am gynnydd eich cais a’r canlyniad Rhannu gwybodaeth â’r GDG, yr heddlu ac awdurdodau rheoleiddiol fel sy’n ofynnol Rhannu gwybodaeth ag Experian ar gyfer dilysu dogfennau adnabod allanol (lle nad ydych yn gallu darparu tystiolaeth ddigonol i fodloni gofynion y GDG) |
|
Dilyswr dogfennau adnabod/enw’r rheolwr a’i gyfeiriad e-bost |
Gan yr unigolyn sy’n gofyn am y datgeliad |
I wireddu’r contract cyflogaeth Diddordebau cyfreithlon: i ddatblygu’ch cais a rhoi gwybod i unigolion enwebedig am ganlyniadau’r datgeliadau |
I’n galluogi i roi gwybod i’r dilyswyr dogfennau adnabod/rheolwyr am gynnydd y cais a’r canlyniad |
|
Eich datganiad o ran os oes gennych unrhyw euogfarnau, rhybuddion, geryddon neu rhybuddion |
Gennych chi |
Diddordebau cyfreithlon: Am resymau o ddiddordeb o bwys i’r cyhoedd (diogelu’r cyhoedd yn erbyn anonestrwydd, diogelu plant ac unigolion mewn perygl) |
I gydymffurfio â’r cais GDG er mwyn cyflwyno’ch cais i’r GDG. Rhannu gwybodaeth â’r GDG, yr heddlu ac awdurdodau rheoleiddiol eraill fel sy’n ofynnol Am fwy o wybodaeth, gweler isod* |
|
Gwybodaeth o’ch dogfennau adnabod |
Gennych chi a’r dilyswr dogfennau adnabod a’r dilyswr dogfennau adnabod sydd wedi gwirio’ch dogfennau adnabod |
I wireddu’r contract cyflogaeth I gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol Diddordeb cyfreithlon: i wirio’ch hunaniaeth
|
I gydymffurfio â gofynion y cais GDG er mwyn cyflwyno’ch cais i’r GDG Er mwyn galluogi dilysu’ch hunaniaeth fel rhan o‘ch cais Rhannu gwybodaeth â’r GDG, yr heddlu ac awdurdodau rheoleiddiol eraill fel sy’n ofynnol Rhannu gwybodaeth ag Experian ar gyfer dilysu dogfennau adnabod allanol (lle nad ydych yn gallu darparu tystiolaeth ddigonol i fodloni gofynion y GDG) |
|
Canlyniad eich gwiriad dogfennau allanol (pasio/methu). * Dim ond yn gymwys i’r ceisiadau hynn sydd wedi’u dilysu drwy Lwybr 2 |
Gan Experian |
I wireddu’r contract cyflogaeth I gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol Diddordeb cyfreithlon: i ddilysu eich hunaniaeth
|
I gydymffurfio â gofynion ceisiadau’r GDG er mwyn cyflwyno’ch cais i’r GDG Er mwyn galluogi dilysu eich hunaniaeth fel rhan o’ch cais Rhannu gwybodaeth â’r GDG |
|
Gwybodaeth am eich tystysgrif ddatgelu |
Gan y GDG |
I wireddu’r contract cyflogaeth I gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol Am resymau o fudd cyhoeddus sylweddol (diogelu’r cyhoedd yn erbyn anonestrwydd, diogelu plant ac unigolion mewn perygl) |
I wneud penderfyniad recriwtio/dargadw gwybodus I gynnal gwiriadau statudol Rhannu gwybodaeth â’r GDG, yr heddlu ac awdurdodau rheoleiddiol eraill gofynnol Rhannu gwybodaeth â’r rheolwr enwebedig, AD a Cantium Business Solutions e.e. Diogelu sy’n ofynnol er mwyn gwneud penderfyniad recriwtio/dargadw gwybodus Gall rhif y dystysgrif a dyddiad dyrannu’r wybodaeth gael eu rhannu â sefydliadau eraill at ddibenion dilysu fel bod Cyngor Gwynedd fel corff cofrestredig wedi ymgymryd â gwiriad arnoch I gael mwy o wybodaeth, gweler isod* |
* Byddwn yn cydymffurfio â’r amodau ychwanegol a nodir yn Neddf Diogelu Data 2018 sy’n ymwneud ag euogfarnau troseddol a chategorïau eraill o ddata personol (gwybodaeth bersonol sensitif).
Gallwn ddefnyddio’ch gwybodaeth droseddol yn llai aml ar gyfer hawliau cyfreithiol, lle mae llys yn gofyn i wneud hynny neu lle’r ydych wedi gwneud yr wybodaeth yn gyhoeddus.
Oherwydd bod sail statudol a chytundebol ar gyfer casglu eich data personol, os nad ydych yn darparu’r canlynol, efallai na fyddwn yn gallu datblygu’ch cais GDG/datgeliad sylfaenol a allai effeithio ar eich gallu i gychwyn/barhau mewn rôl swydd neu rôl wirfoddol.
- Data Personol: Teitl, Enw(au), Dyddiad Geni, Hanes Cyfeiriad, Rhif Yswiriant Gwladol, Manylion Cyswllt, Cenedligrwydd, Rhyw, Tref a Gwlad Genedigaeth, dogfennau adnabod i ddilysu’ch hunaniaeth.
- Data Sensitif Personol: Os oes unrhyw Euogfarnau, Rhybuddion neu Geryddon.
Am ba mor hir y cedwir eich data?
 phwy y byddwn yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol ag ef
Byddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol â swyddogion gorfodi’r gyfraith ac awdurdodau eraill os bydd hynny'n ofynnol yn ôl y gyfraith berthnasol.
Byddwn yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol â’n hymgynghorwyr proffesiynol os oes angen at ddibenion pennu, arfer neu amddiffyn achosion cyfreithiol.
Rydym yn cynnwys y darparwyr trydydd parti canlynol, y mae modd rhannu data â hwy (yn ôl y gofyn) er mwyn galluogi cyflwyno’r gwasanaeth:
- Cantium Business Solutions (darparwr y system)
- ANS Ltd (gwesteiwr y system)
Rhoddir mynediad i ddata’n unig lle caiff ei awdurdodi gan CG neu Cantium Business Solutions a’i fod yn ofynnol yn benodol yn unol â’n contract gyda hwy. Cynhelir data’r system yn y DU gan gyflenwr achrededig ISO 27001 ac mae safonau diogelwch gwybodaeth gan gyflenwyr yn bodloni gofynion y GDG.
Lle mae angen gwiriad dogfennau adnabod allanol er mwyn bodloni gofynion dilysu dogfennau adnabod y GDG, byddwn yn rhannu’ch data personol ag Experian er mwyn ymgymryd â’r gwiriad hwn. Pan fydd chwiliad yn cael ei gynnal, dylech fod yn ymwybodol o’r canlynol:
- Gall Experian wirio’r manylion rydych yn eu darparu yn erbyn unrhyw fanylion ar unrhyw gronfa ddata (cyhoeddus neu fel arall) y mae gan Experian fynediad iddynt er mwyn cynnal y gwasanaeth dilysu perthnasol.
- Caiff ôl-troed penodol (nid credyd) ei adael gan Experian, ac
- Mae cofnod o’r penderfyniad a wneir ar gael i ni ar gael at ddibenion archwilio.
I gael mwy o wybodaeth, gweler Hysbysiad Gwybodaeth Experian
Eich Hawliau
O dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DG, mae gennych nifer o hawliau sy'n cael eu hegluro yma ynghyd â manylion Swyddog Diogelu Data'r Cyngor a'r ICO, y corff rheoleiddio.
Cadw’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel
Mae gennym ni a’n darparwyr gwasanaethau (Cantium Business Solutions) fesurau diogelwch priodol ar waith i atal gwybodaeth bersonol rhag cael ei cholli’n ddamweiniol, neu ei defnyddio neu ei gweld mewn ffordd anawdurdodedig. Rydym yn cyfyngu mynediad i’ch gwybodaeth bersonol i’r rhai hynny y mae angen iddynt wybod amdani o ran busnes. Bydd y sawl sy’n prosesu’ch gwybodaeth ond yn gwneud hynny mewn ffordd awdurdodedig ac maent yn destun dyletswydd cyfrinachedd.
Mae gennym weithdrefnau ar waith hefyd i fynd i’r afael ag unrhyw doriad mewn diogelwch data tybiedig. Byddwn yn dweud wrthych chi ac unrhyw reoleiddiwr cymwys am unrhyw doriad mewn diogelwch data tybiedig y mae’n rhaid i ni ei wneud yn ôl y gyfraith.
I gael mwy o wybodaeth cysylltwch desgAdnoddauDynol@gwynedd.llyw.cymru
TELERAU DEFNYDDIWR GWASANAETHAU DATA EXPERIAN
Wrth sefydlu'r gwir hunaniaeth ymgeisydd, gellir defnyddio gwiriad dilysu ID allanol yn lle Llwybr 1 / 1a. Bydd hyn yn gofyn i ni ddarparu manylion ymgeisydd (fel cyflwynir ar y ffurflen gais) i'n cyflenwr dewisol Experian, a fydd yn cymharu'r data a gafwyd gan yr ymgeisydd yn erbyn ystod o ffynonellau data annibynnol, allanol.
Cymerwch funud i ddarllen y Telerau ac Amodau Experian o ran y telerau craidd sy'n ymwneud â natur a defnydd y gwasanaethau, cyfrinachedd, diogelu data, cydymffurfiad ac archwiliad.